9个举办现场旅行活动的技巧
经过多里·萨尔茨曼(Dori Saltzman)/面对面的巡游之夜或主题旅行活动是吸引兴奋和开车预订的好方法。对于以前从未做过现场活动的顾问,这个概念可能令人生畏。上个月在多伦多举行的旅游市场东部会议上,狂欢节邮轮公司业务发展总监Marilisa de Simone表示,这并不是一定。
De Simone, who helps travel advisors throughout Canada with live cruise nights, offered several tips for how to host a successful live event.
1. Don't Go It Alone
无论您是想宣传邮轮,整体目的地,全包度假村还是集体旅行,您的合作伙伴供应商都可以和会有所帮助。
Never be afraid to reach out to your business development manager (BDM) or a tourism representative. Not only can you ask for their presence at your event, you can ask for marketing assets, event materials, swag items or prizes, and, sometimes, even financial help. Your BDM may also have ideas for cost-effective event spaces in your area.
同样重要的是,请务必要求您在活动中使用的定时预订激励措施将预订“现在”作为优先事项。德·西蒙妮(De Simone)说,超越活动日期的一到两周特别有效。
在设置活动日期和时间之前,请务必与您的BDM联系。De Simone说,出席BDMS或供应商或目的地代表的活动更具影响力,因此您要确保他们可以参加活动。在您的计划开始时与他们交谈,并选择一个对你们俩有用的日期和时间。
您也不必坚持一个供应商合作伙伴。例如,如果您要使用特定的巡航线来推广加勒比海巡航,请不要害怕也可以与位于这些行程上的呼叫港口的旅游委员会接触。他们可能拥有自己的营销资产或可以提供的活动。他们甚至可以派遣代表谈论目的地或一个人摊。
2.为听众选择合适的时间
您的听众应该确定您的活动的时间。尽管周末通常对所有市场都有好处,但它们不必是您的唯一选择。例如,如果您的听众主要是一个成熟的退休市场,那么下午是举办活动的好时机。另一方面,如果您主要卖给家人,晚餐,过去晚餐的情况不太遥远。出售宗教旅行?不要参加周日早午餐活动,因为您的大多数听众很可能会在教堂里。
3.场地很重要
除非您很幸运能够拥有一个足够大的会议区的办公空间,否则您将不得不为您的活动找到一个场地。
Most towns have a number of economical event spaces, De Simone said, including libraries, community centers, and religious institutions (particularly if you’re selling any type of religious travel). Some art galleries are also open to hosting events, with some only charging a nominal fee.
对于您可能要收取入场费的大型活动,可以选择一家餐厅的私人房间,酒店会议空间或博物馆,但这会更昂贵。
在研究活动地点,尤其是您可能需要付费的活动地点时,请务必询问他们是否可以提供视听设备(麦克风,电视,高架投影仪等),或者您是否需要提供自己的声音设备。(如果您确实必须采购自己的设备,请与您的BDM合作伙伴交谈,因为供应商通常在手头上有专门用于此类现场活动的A/V设备。)
在牢记预算的同时,您还可以选择一个与活动主题一致的场所。海事博物馆可能是游轮之夜的好地方。牙买加餐厅非常适合举办牙买加全包的现场活动。
4. Set a Budget
De Simone说,每个活动都需要预算,但您不必花费大量费用。您可能需要花钱买的东西包括食物和饮料,装饰,奖品,并取决于场地 - 活动空间。
她对顾问说:“不必花很多钱。”“我参加了与旅行顾问一起参加的活动,这些活动刚刚去了Dollar Store,并获得了一些经济的装饰和小袋子,这些奖品在客人到达时确实很有影响力。”
购买零食和苏打水正在销售或在散装商店中购买。从一家美元商店获得装饰和奖品。并要求您的供应商合作伙伴合作。他们甚至可以自己提供所有装饰和奖品。
5.有一个主题
拥有主题不是必需的,但它可以帮助您设定心情和兴奋。您的主题可能很广泛 - 巡游之夜,首次巡洋舰,家庭旅行等 - 或者您可以更具体。德·西蒙妮(De Simone)的一些建议包括皇家赌场,甜点派对,舞会,正式夜晚,热带天堂和海洋生物。
拥有一个主题可以带来真正的生活之旅的一些经验。例如,正式的夜晚使客户在巡游中品尝正式的夜晚。热带天堂或Cinco de Mayo可以将加勒比海或墨西哥港口栩栩如生。以阿拉斯加为主题的活动非常适合在阿拉斯加巡游中出售团体空间。
在某些情况下,BDM伴侣可以bring branded posters, packaging or stickers to the event. For example, De Simone said she’s done events where they put ThirstyFrog Carnival branding on beer bottles and Guy Fieri’s wrapping on hamburgers to give clients the feel of being on a Carnival cruise ship.
主题还可以帮助您决定选择哪些装饰品,可以播放的食物和饮料,播放什么音乐,甚至穿什么衣服。德·西蒙妮(De Simone)说,她做了很多以墨西哥为主题的缩放事件,她总是穿着些毛刺。
Depending on the theme, you might want entertainment at your event as well. De Simone said she’s been to events where they were able to arrange for a Carnival comedian to do a show.
6.促进,促进,促进
The more people who attend your event the better your chance at selling more travel. Also, the more people who attend, the more your BDM’s attendance at your event is worth their time. (An event with less than 20 people isn’t usually worth your BDM’s travel time or expenses, De Simone advised.)
创建不同类型的营销资产,以吸引当前和以前的客户以及您代理机构的新手。
“您不必重新创建轮子,” De Simone说。“许多供应商已经拥有像传单这样的营销资产。我们有jpegs。我们有美丽的图像,您可以免费下载。”
请务必使用社交媒体来推广您的活动,以及包括电子邮件爆炸和新闻通讯在内的直接营销。如果您以前举行了现场活动,请包括过去活动的照片和视频以宣传新活动。
Talk about your upcoming event whenever you’re out and about in the community. Ask your spouse and kids to do the same.
You might want to reach out to local businesses as well. Ask them to promote your event to their customers in exchange for putting their name on your event signage. Or offer them a booking incentive for their own personal travel.
活动结束后不要停止晋升。向不存在的客户发送电子邮件或新闻通讯,并附有事件中的照片和视频,并为他们提供相同的激励措施。并非每个人都可以参加活动,但他们可能仍然对旅行感兴趣。
7.收集联系信息Beforethe Event
De Simone说,始终创建一个注册链接以使用您的营销材料。如果您没有技术知识,请使用您的电子邮件地址,并要求人们与您联系以注册活动。
Knowing who’s coming is important for several reasons.
First, you need to know there will be enough people there to be worth everyone’s time... and whatever money you’re spending. If only five people sign up ahead of time, you’re better off postponing for another time.
Second, knowing how many people are coming helps with planning. If you’re going to be serving food and drink, you’ll have a better idea how much you need to buy. Same for if you plan to have door prizes or goody bags. (Always plan for a few more people showing up than the number that registered, De Simone added.)
最重要的是,通过要求人们提前注册,您现在拥有他们的联系信息,并可以提醒他们事先(以及当天)的活动,然后与他们联系。
8.使用吹笛者
尽管我们想认为每个人都相信我们所说的一切,但事实是,大多数消费者都会受到同龄人的影响。拥有您正在出售的巡航或行程中的客户,或者您突出的全包或欧洲国家 /地区的客户将远远超过您或您的BDM所说的要远得多。
如果您正在宣传某种类型的陪同旅游,也许是与厨师或侍酒师一起进行,请让他们发言。
德·西蒙妮说:“他们将在谈论经验方面做得非常出色。”
9.在活动中有预订表格
德·西蒙妮(De Simone)说,您的客户比几乎任何其他时间都更接受预订。您想在它们热时得到它们。手头上的预订表格比您认为可能需要的更多。(也有足够的笔!)
Your booking forms should have everything spelled out on them: your contact info, all pricing including booking incentive, required deposit amounts and payment timeline, and relevant cancellation policies.
德·西蒙妮(De Simone)在她参加的最后一次现场活动中告诉顾问(两年多的她的第一次面对面活动),在当场参加填写的70人中,大约有50人。